Auskünfte an private Krankenversicherungen gehören längst zum Alltag in Zahnarztpraxen. Kaum ein Tag vergeht ohne Schreiben mit der Bitte um zusätzliche Informationen „zur Prüfung der Leistungspflicht“.
Was auf den ersten Blick nach einer kleinen Verwaltungsaufgabe aussieht, entpuppt sich in der Realität jedoch oft als zeitintensiver und unterschätzter Mehraufwand.
Patientenakten müssen gesichtet, Behandlungsverläufe nachvollziehbar dargestellt, Röntgenbilder exportiert, Befunde zusammengestellt und datenschutzkonform versendet werden – und das alles zusätzlich zum laufenden Praxisbetrieb.
Warum die GOÄ Nr. 75 für PKV-Auskünfte nicht geeignet ist
Viele private Krankenversicherungen schlagen für solche Auskünfte pauschal eine Vergütung nach GOÄ Nr. 75 vor. Diese liegt häufig bei rund 17 Euro.
Das Problem: Die GOÄ 75 bezieht sich auf ärztliche Zeugnisse – nicht auf Auskünfte zur Leistungsprüfung durch Versicherungen.
Eine Abrechnung über diese Position würde daher eine Leistung erfassen, die inhaltlich gar nicht erbracht wurde. Das ist rechtlich nicht korrekt und kann im Zweifel zu Rückfragen oder Problemen führen.
Für Praxen bedeutet das: Diese Position sollte für PKV-Auskünfte nicht verwendet werden.
Rechtssichere Grundlage: Abrechnung nach §§ 612 und 670 BGB
Wenn keine passende GOÄ-Ziffer existiert, bietet das Bürgerliche Gesetzbuch eine klare und belastbare Lösung.
Die Abrechnung erfolgt in diesem Fall auf Grundlage von:
- § 612 BGB – Vergütung bei Dienstleistungen ohne feste Honorarvereinbarung
- § 670 BGB – Ersatz von Aufwendungen, die im Interesse eines Dritten entstehen
Übertragen auf den Praxisalltag heißt das:
Wird im Auftrag einer privaten Krankenversicherung gearbeitet, darf der tatsächlich entstandene Aufwand berechnet werden. Diese Vorgehensweise ist rechtlich anerkannt und wurde bereits mehrfach gerichtlich bestätigt.
Damit bewegen sich Praxen auf sicherem Boden – fachlich wie wirtschaftlich.
Welche Leistungen und Kosten dürfen berechnet werden?
Der Aufwand für PKV-Auskünfte wird häufig unterschätzt. Dabei dürfen alle tatsächlich entstandenen Kosten transparent angesetzt werden:
- Zeitaufwand des Teams
Sichtung der Patientenakte, Zusammenstellung der Unterlagen, Prüfung und Vorbereitung des Versands - Materialkosten
Ausdrucke, Papier, Toner, CDs oder USB-Sticks für Bilddaten - Versand- und Portokosten
Postversand oder sichere digitale Übermittlung - Organisations- und Verwaltungsaufwand
Datenschutzprüfung, Dokumentation, Archivierung
Je nach Umfang der Anfrage kann sich eine angemessene Vergütung im Bereich von 15 bis 150 Euro bewegen – sachlich begründet und nachvollziehbar dokumentiert.
Praktische Umsetzung im Praxisalltag
Eine klare interne Vorgehensweise sorgt für Sicherheit und Routine:
- Sachliche Rückmeldung an die PKV
Hinweis, dass die GOÄ Nr. 75 nicht anwendbar ist, da kein ärztliches Zeugnis vorliegt - Rechtliche Grundlage benennen
Abrechnung erfolgt gemäß §§ 612 und 670 BGB als sonstige Leistung bzw. Aufwendungsersatz - Transparente Rechnung erstellen
Aufschlüsselung von Zeit-, Material- und Versandkosten - Saubere Dokumentation
Kopie der Anfrage, der Antwort und der Rechnung in der Patientenakte ablegen
Diese Struktur schafft Klarheit – intern wie extern.
Souverän argumentieren bei Rückfragen der Versicherung
Kommt es zu Nachfragen oder Kürzungsversuchen, hilft eine ruhige und sachliche Argumentation. Bewährt hat sich folgende Formulierung:
Die GOÄ-Position 75 ist auf Auskünfte zur Prüfung der Leistungspflicht nicht anwendbar.
Die Berechnung erfolgt daher gemäß §§ 612 und 670 BGB als sonstige Leistung bzw. Aufwendungsersatz für den entstandenen Zeit-, Material- und Versandaufwand.
Damit wird deutlich:
Die Abrechnung ist fachlich fundiert, rechtlich korrekt und transparent.
Warum PKV-Auskünfte mehr Wertschätzung verdienen
Auskünfte für Versicherungen sind keine Nebensache. Sie erfordern Fachwissen, Sorgfalt und organisatorische Kompetenz.
Dabei werden sensible Gesundheitsdaten verarbeitet, Datenschutzpflichten eingehalten und komplexe Behandlungsverläufe nachvollziehbar dargestellt.
Diese Arbeit ist qualifizierte Praxisleistung – und sollte auch als solche behandelt und vergütet werden.
Praxis-Quick-Guide: PKV-Auskünfte abrechnen
Wann ist eine Abrechnung nach BGB möglich?
Immer dann, wenn keine passende GOÄ-Ziffer existiert – insbesondere bei schriftlichen Auskünften zur Leistungsprüfung.
Muss die PKV vorher zustimmen?
Nein. Die rechtliche Grundlage besteht unabhängig von einer Zustimmung.
Wie lautet eine korrekte Rechnungsformulierung?
Aufwandsentschädigung für Auskunftserteilung gemäß §§ 612, 670 BGB
(inkl. Zeit-, Material- und Versandkosten)
Wie hoch darf der Betrag sein?
Realistisch, nachvollziehbar und dokumentiert – nicht pauschal, sondern aufwandsgerecht.
Fazit
PKV-Auskünfte sind fester Bestandteil des Praxisalltags – aber kein kostenloser Service.
Wer den eigenen Aufwand transparent darstellt und rechtssicher abrechnet,
- schützt die Wirtschaftlichkeit der Praxis
- schafft klare Verhältnisse gegenüber Versicherungen
- und stärkt die Wertschätzung für die eigene Arbeit und die des Teams
Fachliche Leistung darf fair vergütet werden.
Rechtssicher. Transparent. Selbstbewusst.