Der Praxisalltag wird zunehmend digital. Tablets ersetzen Klemmbretter, Formulare werden elektronisch ausgefüllt und Unterschriften direkt auf dem Bildschirm geleistet. Das spart Zeit, reduziert Papier und sorgt für moderne Abläufe.
Doch Vorsicht: Nicht jede digitale Unterschrift ist rechtlich wirksam.
Gerade bei bestimmten Dokumenten kann eine falsche Form der Signatur im Streitfall dazu führen, dass Vereinbarungen nicht durchsetzbar sind – mit erheblichen finanziellen Folgen für die Praxis.
Dieser Beitrag zeigt übersichtlich, welche Dokumente digital unterschrieben werden dürfen, wann besondere Formvorgaben gelten und welche Art der elektronischen Signatur erforderlich ist.
Welche Dokumente dürfen digital unterschrieben werden?
Grundsätzlich lassen sich viele Praxisunterlagen digital signieren. Entscheidend ist jedoch, ob das Gesetz eine bestimmte Form – insbesondere die Schriftform – vorschreibt.
1. Anamnesebögen
Digitale Unterschriften sind zulässig.
Da kein gesetzliches Schriftformerfordernis besteht, genügt eine einfache elektronische Signatur, etwa die Unterschrift auf dem Tablet.
2. Datenschutzerklärungen
Auch hier ist eine digitale Unterschrift ausreichend.
Datenschutzerklärungen unterliegen keiner besonderen Formvorschrift, sodass eine einfache elektronische Signatur rechtlich zulässig ist.
3. Mehrkostenvereinbarungen mit GKV-Patienten (§ 8 Abs. 7 BMV-Z)
Hier ist Vorsicht geboten.
Eine einfache digitale Unterschrift (z. B. auf dem Tablet oder Signpad) reicht nicht aus.
Erforderlich ist entweder:
- eine handschriftliche Unterschrift auf Papier oder
- eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Nur diese erfüllen die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform.
4. Honorarvereinbarungen (§ 2 GOZ)
Auch Honorarvereinbarungen unterliegen der Schriftform.
Das bedeutet:
- keine einfache oder fortgeschrittene digitale Signatur
- zulässig sind ausschließlich handschriftliche Unterschriften oder eine QES
Was bedeutet „Schriftform“ eigentlich?
Der Begriff „Schriftform“ ist im § 126 BGB geregelt. Er verlangt:
- eine eigenhändige Unterschrift auf Papier
Alternativ kann die Schriftform durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden.
Wichtig:
👉 Eine Unterschrift auf dem Tablet erfüllt die Schriftform nicht.
Die drei Arten elektronischer Signaturen – einfach erklärt
Einfache elektronische Signatur (EES)
Beispiele:
- Unterschrift mit dem Finger auf dem Tablet
- Klick auf ein Bestätigungsfeld
✔ schnell und praktisch
✖ nicht ausreichend bei gesetzlicher Schriftform
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Beispiele:
- Signatur mit zusätzlicher TAN oder Zwei-Faktor-Authentifizierung
✔ höheres Sicherheitsniveau
✖ ebenfalls nicht ausreichend bei Schriftform
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Merkmale:
- Identitätsprüfung
- Nutzung eines zertifizierten Vertrauensdiensteanbieters
- rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt
✔ einzige digitale Form, die die Schriftform ersetzt
✔ rechtsgültig für Honorar- und Mehrkostenvereinbarungen
Warum das für die Praxis entscheidend ist
Kommt es zu einer Auseinandersetzung – etwa weil ein Patient bestreitet, eine Honorarvereinbarung unterschrieben zu haben – zählt allein die rechtlich zulässige Form.
- Eine einfache digitale Signatur bietet keinen sicheren Beweis.
- Eine QES gilt rechtlich wie eine handschriftliche Unterschrift.
Nur mit einer QES lässt sich im Zweifel nachweisen, dass die Erklärung wirksam abgegeben wurde.
Was bedeutet das konkret für den Praxisalltag?
- Digitale Abläufe sind sinnvoll und zeitgemäß – aber nicht in jedem Bereich ohne Einschränkung möglich.
- Softwarelösungen sollten genau geprüft werden:
- Welche Art der elektronischen Signatur wird unterstützt?
- Besteht eine Anbindung an einen zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter?
- Ist eine QES-Funktion vorhanden?
Achtung:
Viele Signaturpads oder Tablet-Lösungen erzeugen lediglich einfache oder fortgeschrittene Signaturen – selbst wenn sie optisch wie eine echte Unterschrift wirken.
Fazit: Digital unterschreiben – aber rechtssicher
Die Digitalisierung bietet enorme Chancen für Zahnarztpraxen. In vielen Bereichen ist die digitale Unterschrift problemlos einsetzbar. Bei rechtlich sensiblen Dokumenten wie Honorar- oder Mehrkostenvereinbarungen gilt jedoch:
Ohne qualifizierte elektronische Signatur fehlt die rechtliche Sicherheit.
Wer hier sauber trennt und die richtigen Werkzeuge einsetzt, arbeitet effizient und rechtssicher – und schützt die Praxis zuverlässig vor unnötigen Risiken.