Die elektronische Patientenakte (ePA) ist ein fester Bestandteil der zahnärztlichen Versorgung geworden. Spätestens ab Oktober 2025 ist ihre Nutzung für alle Zahnarztpraxen verpflichtend. Damit rückt neben dem medizinischen Nutzen auch eine wichtige Frage in den Fokus:
Lohnt sich die ePA für die Praxisorganisation und die Abrechnung?
Die klare Antwort lautet: ja.
Denn Tätigkeiten rund um die Befüllung und Pflege der ePA sind abrechnungsfähig und werden über eigene Gebührenpositionen vergütet. Digitale Dokumentation wird damit nicht nur fachlich sinnvoll, sondern auch wirtschaftlich relevant.
Abrechenbare Leistungen rund um die ePA
Die elektronische Patientenakte ist fest im BEMA verankert. Zahnärztliche Leistungen im Zusammenhang mit der ePA können über den KCH-Punktwert abgerechnet werden. Entscheidend ist dabei, die einzelnen Positionen korrekt zu unterscheiden.
ePA1 – Erstbefüllung der ePA (4 Punkte)
Diese Position wird abgerechnet, wenn erstmals Daten aus der eigenen Praxis in die elektronische Patientenakte eines Patienten eingestellt werden.
Typische Inhalte sind:
- aktuelle Befundberichte
- Behandlungsdokumentationen
- Bonushefteinträge
Die ePA1 ist nur einmal pro Patient und Akte abrechnungsfähig. Jede weitere Befüllung erfolgt über eine andere Position.
ePA2 – Aktualisierung der ePA (2 Punkte)
Die ePA2 kommt immer dann zum Einsatz, wenn die elektronische Patientenakte im weiteren Behandlungsverlauf ergänzt oder aktualisiert wird.
Beispiele:
- neue Befunde oder Behandlungspläne
- aktualisierter PAR-Status
- zusätzliche Dokumente aus späteren Sitzungen
So bleibt die Akte aktuell – und der Aufwand wird angemessen vergütet.
eMP – Elektronischer Medikationsplan (3 Punkte)
Wird ein elektronischer Medikationsplan erstellt oder aktualisiert, ist diese Leistung abrechnungsfähig.
Besonders relevant ist dies bei:
- multimorbiden Patienten
- regelmäßiger Medikation (z. B. Antikoagulanzien)
- Änderungen der Dosierung
NFD – Notfalldatensatz (6 Punkte)
Auch der Notfalldatensatz ist Bestandteil der ePA. Wird dieser ergänzt oder aktualisiert, kann die entsprechende Gebührenposition angesetzt werden.
Dazu zählen unter anderem:
- relevante Vorerkrankungen
- Allergien
- besondere medizinische Risiken
Gerade im Ernstfall sind diese Informationen von großer Bedeutung.
Voraussetzungen für eine korrekte Abrechnung
Damit die ePA-Leistungen anerkannt werden, müssen einige grundlegende Bedingungen erfüllt sein:
- Die Daten stammen ausschließlich aus der eigenen Praxis
- Es handelt sich um Inhalte aus einer aktuellen Behandlung
- Die Dokumente liegen elektronisch vor
- Der Patient hat der Befüllung nicht widersprochen
Fremde Befunde oder alte Papierunterlagen dürfen nicht in die ePA übernommen werden.
ePA1 oder ePA2? – die schnelle Orientierung
- Erstmaliger Upload von Praxisdaten: ePA1
- Weitere Ergänzungen oder Aktualisierungen: ePA2
- Medikationsplan neu oder geändert: eMP
- Notfalldaten gepflegt: NFD
Ein kurzer Vermerk in der Patientenkartei, wann welche ePA-Leistung erfolgt ist, erleichtert die Nachvollziehbarkeit und hilft bei eventuellen Rückfragen der KZV.
Technische Voraussetzungen und Verpflichtung
Die Übertragung der ePA-Daten erfolgt ausschließlich über das Praxisverwaltungssystem in Verbindung mit der Telematikinfrastruktur. Erforderlich sind:
- ein Konnektor mit ePA-Modul
- ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)
- ein KIM-Dienst
- aktuelle Softwarestände
Seit Oktober 2025 ist die aktive Nutzung der ePA verpflichtend. Praxen, die diese nicht einsetzen, müssen mit Honorarkürzungen von 1 % sowie einer reduzierten TI-Pauschale rechnen.
Praxisnahe Umsetzung im Alltag
Viele Praxen integrieren die ePA erfolgreich durch klare Routinen:
- feste Zuständigkeiten im Team
- kurze tägliche Zeitfenster für Uploads
- Nutzung von Schulungsangeboten der KZV oder PVS-Anbieter
Je strukturierter der Ablauf, desto schneller wird die ePA zur selbstverständlichen Routine.
Fazit: ePA als Gewinn für Praxis und Patienten
Die elektronische Patientenakte ist kein zusätzlicher Aufwand ohne Gegenwert. Sie verbessert die Versorgung, erhöht die Transparenz und stärkt die digitale Zukunftsfähigkeit der Praxis. Durch klar geregelte Abrechnungspositionen wird der dokumentarische Aufwand zudem wirtschaftlich honoriert.
Wer die ePA aktiv nutzt und korrekt abrechnet, profitiert fachlich, organisatorisch und finanziell – und positioniert sich als moderne, zukunftsorientierte Zahnarztpraxis.