Die elektronische Patientenakte (ePA) ist ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung im deutschen Gesundheitswesen. Auch für Zahnarztpraxen gewinnt sie zunehmend an Relevanz. Mit der schrittweisen Einführung verbindlicher Prozesse stellt sich die Frage, welche Inhalte in der ePA zulässig, verpflichtend oder ausgeschlossen sind.
Dieser Beitrag bietet eine strukturierte, rechtssichere und praxisnahe Orientierung für Zahnarztpraxen – als Wissensgrundlage, Nachschlagewerk und Vorbereitung auf Schulungen und Weiterbildungen.
Was ist die ePA und welchen Zweck erfüllt sie?
Die ePA dient der sicheren, digitalen und sektorenübergreifenden Bereitstellung medizinischer Informationen. Behandlungsrelevante Daten werden zentral gespeichert, sind nachvollziehbar dokumentiert und – je nach Freigabe – für weitere Behandler einsehbar.
Für die Zahnmedizin bedeutet das:
- strukturierte Dokumentation eigener Leistungen
- bessere Informationslage bei Folgebehandlungen
- weniger Medienbrüche und Papierdokumente
ePA Zahnarztpraxis: Welche Daten müssen eingestellt werden?
Grundsätzlich gilt:
In die ePA werden ausschließlich digital vorliegende Unterlagen aus der eigenen aktuellen Behandlung eingestellt.
Zu den typischen Pflicht- bzw. Regelinhalten zählen:
- Befundberichte und Behandlungsdokumentationen, die in der Zahnarztpraxis selbst erstellt wurden (vergleichbar mit Zahnarzt- oder Arztbriefen)
- Elektronische Medikationsliste (eML), sofern im Rahmen der Behandlung ein eRezept ausgestellt wurde
- Laborbefunde, die im Auftrag der eigenen Praxis entstanden sind, z. B. histologische Untersuchungen oder mikrobiologische Analysen
Hinweis:
Die Dokumente müssen in einem geeigneten elektronischen Format (in der Regel PDF/A) vorliegen, damit eine korrekte und langfristig lesbare Speicherung in der ePA gewährleistet ist.
Welche ePA-Inhalte sind nur mit Patienteneinwilligung erlaubt?
Bestimmte Inhalte sind nicht verpflichtend, können jedoch den Behandlungsverlauf sinnvoll ergänzen. Voraussetzung ist immer die ausdrückliche Zustimmung des Patienten.
Dazu gehören unter anderem:
- digitales Zahnbonusheft
- Röntgenaufnahmen (sofern elektronisch vorhanden und technisch unterstützt)
- elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)
- PAR-Behandlungspläne oder Prophylaxekonzepte
- PSI-Dokumentationen zur Verlaufskontrolle
Die Entscheidung über Speicherung, Freigabe oder Löschung liegt jederzeit beim Patienten.
Welche Daten dürfen nicht in die ePA der Zahnarztpraxis?
Nicht alle medizinischen Informationen sind ePA-fähig. Aktuell nicht vorgesehen sind:
- analoge Unterlagen wie Papierbefunde, handschriftliche Notizen oder klassische Röntgenfilme
- Röntgenbilder auf externen Servern, auf die das Praxisverwaltungssystem keinen direkten Zugriff hat
- Befunde oder Dokumentationen anderer Zahnärzte oder Ärzte, die nicht aus der eigenen Behandlung stammen
Die ePA bildet ausschließlich die eigene digitale Leistung der jeweiligen Zahnarztpraxis ab. Das schafft klare Zuständigkeiten und erhöht die Datensicherheit.
Praxisbeispiel aus der Zahnmedizin
Eine Patientin wünscht die Hinterlegung ihres PAR-Befunds in der ePA.
Nach Aufklärung über die Freiwilligkeit erteilt sie ihre Zustimmung. Das Dokument liegt digital im Praxisverwaltungssystem vor und wird ordnungsgemäß übertragen.
Ergebnis:
Der Befund ist zentral verfügbar, nachvollziehbar dokumentiert und kann bei späteren Behandlungen ohne erneute Rückfragen eingesehen werden.
Vorteile der ePA für die Zahnarztpraxis
Auch wenn die Einführung zunächst mit zusätzlichem Organisationsaufwand verbunden ist, ergeben sich langfristig klare Vorteile:
- Reduktion von Papier- und Archivaufwand
- strukturierte, zentrale Dokumentation
- höhere Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit
- verbesserte Transparenz für Patienten
Praxen, die sich frühzeitig mit der ePA befassen, schaffen stabile Prozesse und sind auf kommende Verpflichtungen gut vorbereitet.
ePA Zahnarztpraxis – kompakter Praxis-Quick-Guide
Müssen bei jedem Patienten ePA-Daten eingestellt werden?
Nein. Nur wenn digitale Daten aus der eigenen Behandlung vorliegen oder die ePA aktiv genutzt wird.
Was gilt, wenn keine ePA vorhanden ist?
Die Dokumentation erfolgt wie gewohnt ausschließlich im Praxisverwaltungssystem.
Besteht das Risiko falscher Datenübertragung?
Moderne Praxisverwaltungssysteme unterstützen mit technischen Prüfmechanismen. Ein kurzer Kontrollblick vor dem Hochladen ist dennoch empfehlenswert.
Wer kann Inhalte löschen?
Die Kontrolle über die ePA liegt beim Patienten. Inhalte können jederzeit selbst verwaltet oder entfernt werden.
Fazit: ePA in der Zahnarztpraxis – strukturiert, sicher, zukunftsorientiert
Die elektronische Patientenakte ist kein bürokratisches Hindernis, sondern ein wichtiger Baustein moderner Zahnmedizin. Mit klaren Regeln, definierten Prozessen und gut geschulten Teams lässt sich die ePA effizient und rechtssicher in den Praxisalltag integrieren.