Im Praxisalltag läuft vieles parallel: Behandlung, Dokumentation, Rückfragen der KZV, Terminorganisation. Dabei kann es selbst in gut strukturierten Praxen passieren, dass ein Heil- und Kostenplan oder ein kompletter Abrechnungsfall übersehen wird.
Die gute Nachricht:
Viele vergessene Abrechnungen lassen sich nachträglich noch einreichen – wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind und Fristen eingehalten werden.
Was nachträglich abgerechnet werden kann
Heil- und Kostenpläne sowie Therapie- und Kostenpläne
Bereits durchgeführte HKPs können rückwirkend bis zu einem Jahr nach dem jeweiligen Quartalsende bei der KZV eingereicht werden – vorausgesetzt, der Leistungszeitraum liegt innerhalb dieser Frist.
Wichtig dabei:
- Es muss sich um vollständige, bisher nicht eingereichte Fälle handeln
- Der Leistungszeitraum muss korrekt dokumentiert sein
- Regionale Besonderheiten der jeweiligen KZV sind zu beachten
Ein kurzer Blick in die aktuellen Richtlinien oder eine Rückfrage bei der zuständigen KZV schafft Sicherheit.
Quartalsabrechnungen
Auch Quartalsabrechnungen können nachgereicht werden – allerdings nur als kompletter Fall.
Nicht möglich ist:
- das nachträgliche Ergänzen einzelner Leistungen
- das „Nachschieben“ von Positionen zu einem bereits abgerechneten Fall
Wurde ein Fall bereits teilweise abgerechnet, gilt er als abgeschlossen und kann nicht mehr erweitert werden.
Was das für den Praxisalltag bedeutet
Wird ein vollständig vergessener Fall entdeckt, besteht in der Regel bis ein Jahr nach Quartalsende die Möglichkeit zur Nachreichung – auch dann, wenn die Behandlung längst abgeschlossen ist.
Entscheidend ist:
- vollständige Abrechnung statt Teilabrechnung
- korrekte und nachvollziehbare Dokumentation
- Einhaltung der Fristen
Teilabrechnungen sind der häufigste Grund für Honorarverluste, da später keine Ergänzung mehr möglich ist.
Drei bewährte Praxis-Tipps
1. Monatlicher Abrechnungscheck
Ein fester monatlicher Termin zur Prüfung offener HKPs und Abrechnungsfälle hilft, Lücken frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren.
2. Fristenmanagement im Praxisverwaltungssystem
Digitale Erinnerungen wie „Quartalsende + 1 Jahr“ sorgen dafür, dass Nachreichfristen nicht unbemerkt verstreichen.
3. Saubere Dokumentation
Leistungszeitraum und Einsatzdatum sollten konsequent in der Karteikarte erfasst werden. Das erleichtert die Abrechnung und beugt Rückfragen vor.
Warum das Thema so relevant ist
Eine vollständige und korrekte Abrechnung sorgt für:
- wirtschaftliche Sicherheit
- transparente Praxisorganisation
- weniger Rückfragen und Korrekturen
Sie zeigt zudem, dass die Praxis ihre Abläufe ebenso ernst nimmt wie die medizinische Versorgung.
Fazit
Vergessene Abrechnungen sind kein Einzelfall – entscheidend ist der Umgang damit. Wer Fristen kennt, vollständige Fälle einreicht und klare Routinen etabliert, kann viele Honorare noch retten und zukünftige Verluste vermeiden.
Struktur, regelmäßige Kontrolle und gute Dokumentation machen den Unterschied zwischen „ärgerlich vergessen“ und „rechtzeitig nachgereicht“.